Les règles de base du cahier des charges
Faire appel à un prestataire extérieur est chose courante. Le cahier des charges sera un outil à la fois technique et juridique pour communiquer avec celui-ci. Il servira à formaliser vos demandes et préparer une bonne compréhension mutuelle. Bien rédigé, il vous fera gagner du temps et de l'argent.
Ce qui est clair pour vous ne l'est pas forcément pour les autres...
Le lancement d'un projet informatique, depuis la simple base de données jusqu'au progiciel de gestion intégrée, demande une préparation sérieuse. Même si vous ne passez pas par une procédure d'appel d'offres, le cahier des charges doit fixer un objectif précis, en terme de temps, d'objet et de coûts. Sa rédaction doit répondre de façon intelligible pour tous à toutes les questions que le projet implique.
Il existe des grands thèmes, communs à tous les cahiers des charges.
La situation existante
Il s'agit de décrire l'activité de votre entreprise et éventuellement son environnement informatique dans le cas où il devrait faire partie du projet d'une manière directe ou indirecte :
- Les matériels: serveurs, nombres de postes, type de réseau...
- les applications : les systèmes d'exploitation, les bases de données, les outils "maison"...
- Les personnes et/ou services impliqués directement dans le projet...
L'équipement informatique pourrait tout aussi bien se résumer à un unique ordinateur avec (ou sans) une simple connexion à Internet par modem téléphonique.
La définition des objectifs du projet
D'une manière générale, il s'agit de décrire vos attentes et surtout de répondre à la question "A quoi ça sert ?".
Cette partie peut aussi indiquer en lieu et place du précédent paragraphe quels sont les services et les personnes concernés par le projet.
Les contraintes techniques
Il est important de bien fixer des limites techniques à un projet et de s'assurer à l'avance de la bonne compatibilité des applications et du matériel existant avec un nouveau produit. Des formats de fichiers "exotiques", des protocoles non définis, des environnements particuliers peuvent devenir des obstacles et ralentir considérablement le développement.
Les objectifs fonctionnels du produit
C'est ici que vous définissez vos attentes précises sur les fonctionnalités attendues. Evitez les définitions vagues, du style "permettre une utilisation simple" qui peuvent aboutir à de mauvaises surprises, surtout pour l'utilisateur final.
Vous inclurez donc la présentation détaillée des éléments du projet, avec toutes les indications techniques, schémas ou graphiques nécessaires.
Éventuellement, il peut se révéler utile d'inclure un glossaire sur des termes spécifiques à un corps de métier, et pas toujours interprétés à l'identique par un prestataire.
Le planning (livrables)
Un calendrier peut être inclus dans un cahier des charges. Il comportera alors:
- Un planning de développement, de tests et de mise en place.
- Les noms des interlocuteurs pour les diverses phases ou aspects du projet.
Projetez-vous dans le futur :
A quoi ressemblera le site Internet de votre entreprise dans quelques mois ? Si des évolutions majeures sont prévues en parallèle, pensez à les indiquer à vos prestataires. Elles peuvent avoir un impact considérable sur leurs propositions.
Avez-vous pensé à la maintenance et au service après-vente ? Ne vous laissez pas surprendre après la signature...
Enfin, pensez à faire valider votre cahier des charges par la direction de votre entreprise car il engage juridiquement la responsabilité de votre entreprise et sera le document de référence en cas de litige.
Mais n'oubliez pas...
Un point très important qu'il ne faut pas perdre de vue, c'est que le prestataire n'est pas un spécialiste dans ce qui est votre domaine d'activité. Beaucoup de prestataires vont vous proposer de réaliser eux-même le cahier des charges : ce n'est pas une bonne idée, car certains points de détails risquent d'échapper au prestataire.
Il est donc tout à fait souhaitable que vous rédigiez vous-même le cahier des charges ou, à tout le moins, que vous prépariez un schéma auquel vous joindrez des documents, croquis et tout élément pouvant illustrer votre propos sans ambiguïté. Et sur cette base, le prestataire pourra,
avec vous, réaliser un cahier des charges définitif.
