Dans le cadre d'un hébergement mutualisé, c'est l'hébergeur qui fournit ces informations (host, user. mot de passe).
Dans le cas d'un hébergement dédié, c'est la personne qui a fait l'installation qui choisit le mot de passe du user "root" de mySQL. localhost doit fonctionner comme host. Ensuite, on peut créer d'autres utilisateur en utilisant "root".
Pour ce qui est de utf8, c'est un paramètre qui est fixé lors de la création de la base de données. Il faut simplement que Vtiger connaisse ce paramètre pour être en phase. Tu dois pouvoir contrôle ca via phpmyadmin. phpmyadmin peut également permettre la création de bases.
Edit : en cas d'erreur sur utf8, ca se voit avec un mauvais affichage des é, ê et autres caractères spéciaux.